Records manager : dossier documentaire

4.1. Le plan de classement des activités

Ce plan représente l’organisme producteur de records à travers ses activités.
Il en fait le recensement et les organise hiérarchiquement. Il prend donc en compte des activités (ou actions) et non des thèmes (ou objets), ni des noms de structures de l’organisme (directions, sous-directions, départements, services, cellules…).
La rigueur dans la formulation des activités y est indispensable.
Le premier niveau du plan reflète habituellement la fonction. Le deuxième niveau est basé sur les activités constitutives de la fonction. Les niveaux inférieurs détaillent les activités ou ensemble d’actions composant chaque activité.

 
Exemple de plan de classement des activités

• Management

Définition de la stratégie
Elaboration du budget
Pilotage de la production, ...

• Conduite des travaux

Recherche de clients et de marchés
Contractualisation
Conduite des projets, ....

• Support fonctionnel

Ressources humaines
Comptabilité, ...

4.2. Le tableau de gestion des documents

Le tableau de gestion est un outil indispensable pour gérer les informations au sein d’un système de Records Management, depuis leur création. Pour être complet, il doit recenser tous les types de documents produits ou reçus dans le cadre d'une attribution donnée, quel que soit le support utilisé (papier, fichier électronique, etc.).

Le tableau contient la plupart du temps 3 informations principales:

• Une typologie de documents selon une logique fonctionnelle, par activité.

• La DUA (durée d'utilisation administrative) pour chaque document  basée sur des critères juridiques (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs (besoins du service). C’est la durée pendant lequel le document doit rester accessible.

•  Le sort final du document au terme de la DUA : conserver détruire trier pour ne conserver qu’un échantillon du document.

Il comporte aussi souvent une colonne « Observations » qui permet d'indiquer des informations complémentaires : références aux textes en vigueur, les modalités du tri, justification d’une décision, informations sur le service producteur, etc.
Le tableau définit des procédures mais il doit aussi, s’il est bien fait, permettre de s'interroger sur le but final de la gestion : dans quel but garde-t-on certains documents ?

Exemple de tableau des Archives départementales de Meurthe-et-Moselle

4.3. Le plan de sécurité

Le plan de sécurité précise les règles et les procédures de protection du document, tout au long de son cycle de vie, notamment dans les cas suivants :

• action sur le document par les gestionnaires,
• communication du document,
• évènements physiques tels que transport, changement de localisation ou destruction.

Toutes les actions sur le document sont tracées, y compris dans le cadre d’une sous-traitance.
Ces règles concernent, pour les documents, ou des catégories de documents :

• les personnes habilitées à les consulter,
• les modalités de consultation,
• les modalités de préservation physique,
• les modalités de traçage des accès et des manipulations.

Les règles d’accès précisent soit nominativement la personne, soit la fonction. Une correspondance fonction/personne assurant cette fonction, doit être établie et gérée dans le temps, et au final, l’accès au document à un instant T est bien nominatif.

 

4.4. La charte du records management

La charte est un document de référence destiné aux utilisateurs, aux professionnels du records management et à la Direction. Elle décrit :

• Les objectifs du records management et les politiques mises en oeuvre pour atteindre ces objectifs. Ces politiques peuvent être complétées par la description des politiques locales.
• Les responsabilités et les personnes en charge de ces responsabilités, pour chaque étape du records management.

Elle intègre les règles et les outils.
Toutes les décisions inscrites dans la charte du records management sont documentées et conservées.
Dans certains organismes, il peut préexister une charte qualité, ou une charte d'archivage. Dans ce cas, il est nécessaire de fondre les documents en une seule charte, ou de conserver des chartes distinctes en veillant à ce qu'elles soient complémentaires, sans redondance ni contradiction.