Les outils du Knowledge Manager

Il existe plusieurs types d'outils pour répondre aux attentes du KMr:

• les solutions de KM:
  On peut les diviser en 4 catégories:
  • les outils de bases de connaissances * et de modélisation des connaissances: ils permettent la capture, l'identification et la structuration des connaissances, pour créer des bases de connaissances dynamiques, supports de la publication automatique de livres de connaissances;
  • les bases de connaissances ontologiques: elles facilitent l'acquisition, le stockage et l'utilisation des connaissances grâce aux technologies du web sémantique (surtout les ontologies *);
  • les outils de partage des connaissances: structurés autour d'une base de connaissances, ils possèdent des fonctionnalités permettant les interactions entre les individus;
  • les suites logicielles: dans une infrastructure de portail, on y trouve notamment des composants de soutien à la collaboration, de gestion de contenu, d'accès à l'information, de gestion des processus métier (BPM: Business Process Management), de text mining *.

Ce sont ces suites logicielles qui répondent le mieux à ce qu'on peut attendre d'une plate-forme de KM, mais d'autres outils assistent le KMr:

• les outils d'accès à l'information:

Ils facilitent l'accès à la connaissance explicite disséminée dans tous les systèmes d'information de l'entreprise. Le coeur de ces outils repose sur des technologies de moteurs de recherche.

• les outils de visualisation de l'information :
  Ils regroupent trois types d'outils:
  
  • les outils de mind mapping *;
  • les outils de concept mapping *;
  • les outils de cartographie sémantique *

Ils facilitent la prise de connaissance de l'information en permettant sa conversion en une représentation visuelle.

• les outils de text mining *, avec pour objectif de faciliter la découverte des connaissances.
  Les suites logicielles de text mining regroupent des fonctionnalités de :
  
  • classification : génération automatique de plans de classement, catégorisation automatique dans des plans préexistants;
  • résumé automatique: reformulation ou extraction d'information;
  • extraction de connaissances: identification de l'information pertinente par une analyse du texte, et représentation formelle de ces réponses dans un patron prédéfini.

• les outils de gestion des processus:
  Ils se scindent en deux catégories:
  
  • les outils de modélisation des processus qui gèrent la conception et l'optimisation des processus métier pour faciliter la formalisation et la définition des éléments clés des processus sous forme de "tâches" (réunion des informations concernant l'action, les acteurs concernés, les données relatives à chaque action et les délais de réalisation);
  • les outils de workflow *, "moteurs de workflow": ils permettent d'automatiser les processus obtenus avec les outils de modélisation.

• les outils de localisation d'experts:
  Deux fonctions leur sont confiées:
  
  • la recherche d'experts susceptibles d'aider un individu;
  • la mise en relation des individus (grâce à des outils de communication comme l'e-mail, le chat...) et surtout la capitalisation de leurs échanges.

• les outils de travail collaboratif:
  
  • les espaces de travail collaboratif, dédiés à la coopération, au partage et à l'échange de documents. Ce sont des supports pour des communautés de pratiques *;
  • les outils de web conferencing: ils permettent à des individus géographiquement éloignés de collaborer et d'interagir en même temps. Ces outils sont utilisables pour pratiquer le e-meeting (réunions de travail), le e-training (pour des formations à distance) ou la e-representation (conférences, séminaires).

• les outils de publication collaborative:
  Ils permettent la gestion du cycle de publication de documents par un groupe. Pour permettre de se concentrer sur le contenu, ils proposent des modèles de présentation pré-définis.
  
  • les outils de gestion de contenu : ECM * (Entreprise Content Management) / CMS * (Content Management System) / GED * (Gestion Electronique de Documents) Ils ont pour fonction commune de gérer et organiser des informations et des documents;
  • les wikis *, qui facilitent le partage des connaissances entre les collaborateurs et la constitution de la mémoire de l'entreprise;
  • les weblogs/blogs *: véritable révolution pour la publication collaborative en entreprise, avec des avantages pour le KM: la simplicité d'utilisation, la socialisation (pour enrichir et valider le contenu du système), la diffusion intelligente de l'information via les flux RSS...

Sources: 

Gilles Balmisse, Outils du KM: Panorama, choix et mise en oeuvre, 2nde édition actualisée, avril 2006. Télécharger le livre blanc (PDF. 1,35Mo)