Le métier de documentaliste

Les outils bibliographiques

Le documentaliste utilise des ressources différentes en fonction du type de recherche dont il est chargé. Si l’on recherche une information générale ou ponctuelle, on aura recours aux dictionnaires, aux encyclopédies, aux manuels, aux annuaires, et aux guides bibliographiques. L'encyclopedia  universalis est une encyclopédie de référence qui existe en version papier et en CD-Rom. En langue anglaise, on peut utiliser The new Encyclopedia Britannica.

Les périodiques (revues et magazines généralistes ou spécialisés) permettent de se tenir informé des dernières actualités générales ou dans un domaine donné. Il est possible de s'abonner à des agrégateurs de presse pour gérer de manière globale les abonnements. Cette solution est néanmoins fort coûteuse. Parmis les agrégateurs de presse disponibles sur le marché on peut citer: Factiva, Lexis Nexis et Pressed.

Pour approfondir un sujet, on utilisera des monographies sur un thème précis. Les catalogues de bibliothèque et les bases de données bibliographiques sont des outils fréquemment utilisés par les documentalistes afin de trouver des références bibliographiques. Ils sont de plus en plus nombreux à être accessibles en ligne. C'est en particulier le cas du catalogue de la Bibliothèque Nationale de France (BNF).

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Les outils de recherche et de communication sur Internet

Les moteurs de recherches sont utilisés par les documentalistes pour faire des recherches sur le web. Les principaux moteurs de recherche sont Ask Jeeves, Exalead, Google, MSN, et Yahoo. Ils présentent des options de recherche avancée. Il existe des moteurs spécialisés permettant de rechercher des blogs (ex : le moteur de recherche de blogs de Google ou Technorati). Les métamoteurs recherchent sur plusieurs moteurs en même temps. Kartoo est l'un des métamoteurs les plus utilisés.

Les portails sont une sorte de répertoire de sites en ligne. Ils permettent de consulter des sites Internet portant sur un même sujet. Les portails offrent un classement des sites et un brève description de leurs contenus réalisés par des spécialistes. On trouve des portails dans de nombreux domaines (ex : droit, médecine, administration).

Pour suivre les évolutions des blogs présents sur la toile, les documentalistes peuvent avoir recours aux flux RSS. Enfin, Internet peut être utilisé comme espace de travail collaboratif. Il permet à des personnes éloignées géographiquement de travailler ensemble. Le blog « Klog »  permet de se tenir au courant des actualités des outils du web pour les documentalistes : blogs, RSS, wikis, travail collaboratif.

Une étude publiée dans la revue professionnelle Archimag en février 2006 indique que les sites Internet les plus consultés par les documentalistes sont: le site Légifrance, Le Monde.fr le site de l'ADBS puis Les Echos.fr, le site de la Bibliothèque Nationale de France et le site Service-public.

La messagerie  électronique est utilisée par les documentalistes pour diffuser des produits tels que la  revue de  presse. Elle permet également de diffuser rapidement les résultats d'une recherche demandée par un utilisateur. Le navigateur Mozilla Firefox, concurrent open source d'Internet Explorer, est de plus en plus utilisé.

Les signets de la BNF dans la catégorie "Outils de recherche généralistes par Internet" offrent un panorama d'outils avec une présentation de chaque site conseillé.

Un Panorama des outils de recherche sur le Web est disponible sur le site de l'ADBS, rédigé par Véronique Mesquich. Cette page recense de façon synthétique les différents types d'outils et offre un aperçu relativement complet du domaine.

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Les logiciels bureautiques et documentaires

Dans le cadre de la création de produits documentaires, le documentaliste est amené à utiliser des logiciels bureautiques et d’autres outils informatiques. Le site memoclic  permet de se former et de se tenir au courant des dernières actualités dans le domaine informatique.

La suite Microsoft Office (contenant Word, Excel, Power Point) est le logiciel propriétaire le plus utilisé. Cependant, les logiciels libres se développent, notamment Open Office, qui permet -entre autres- d'enregistrer les documents directement en PDF.

Le logiciel documentaire est un programme informatique qui permet de gérer et de rechercher l’information saisie par le documentaliste. Les principaux logiciels documentaires sont*: Alexandrie (édité par GB Concept), Ex-Libris (édité par Cadic), Loris, Endnote, Superdoc, Cindoc (édité par Cincom), JLBdoc (édité par JLB).

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*: selon une étude publiée dans Archimag n° 191, de février 2006.

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