Le traitement des documents
Le documentaliste gère l'information : il est chargé d’une analyse préalable qui commence par l’évaluation des besoins des utilisateurs : quel genre d’information est recherché ? sur quels types de documents ? avec quel degré d’actualité et d’exhaustivité exigé ? sous quelle forme les données seront-elles réutilisées ?
L'analyse documentaire
C’est l'opération de base du traitement documentaire "qui consiste à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents"* (contrairement au catalogage qui décrit sa forme). Deux opérations interviennent à cette étape de la chaîne documentaire : l’indexation et le résumé*.
L’indexation est l'opération intellectuelle par laquelle on choisit les termes les plus appropriés pour représenter le contenu d’un document. Elle se déroule en deux étapes :
- l’analyse : la reconnaissance des concepts contenant l’information dans les documents à indexer
- le codage : la représentation de ces concepts dans le langage documentaire.
Les termes retenus pour indexer un document peuvent être librement choisis par le documentaliste, ou sélectionnés dans un dictionnaire ou un thésaurus. L'indexation peut être aussi réalisée de manière automatique lorsque le logiciel indexe en texte intégral. C'est-à-dire que tous mots signicatifs du texte sont considérés comme des mots-clés.
Lors de l'indexation, le documentaliste établit souvent un résumé du document. La condensation est « le fait de trouver, repérer, extraire, mettre en lumière ce que l’auteur a rédigé et sélectionner dans le texte ce qui est jugé important pour une utilisation ultérieure »**. Elle fait l’objet d’une norme internationale ISO 214 (analyse pour les publications et la documentation).
Le documentaliste qui rédige le résumé doit rester parfaitement objectif par rapport au document.
Le catalogage
Il consiste à rédiger une « fiche d’identité » d’un document ou une description bibliographique qui permettent d‘accéder ainsi au document par le titre, le ou les auteurs. La notice se décompose en plusieurs zones séparées par une ponctuation, elle-même normalisée. Cette opération s’effectue selon les normes AFNOR*** : Z44-050, Z44-073, Z44-072.
Le site Médiadix propose un vrai cours de catalogage qui permet au documentaliste d'être rapidement opérationnel. Une présentation des règles à appliquer pour la rédaction des notices bibliographiques est disponible sur le site de l'Université de Lille 3.
La gestion des collections
Un fonds documentaire est appelé à évoluer en fonction des besoins et des demandes des utilisateurs : il est composé d'informations vivantes et la tâche du documentaliste consiste à le gérer.
Pour le fonds physique, il existe deux étapes: la mise en rayon des ouvrages avec la création de cotes lors de l'acquisition de nouveaux documents et la mise à jour du fonds, appelée désherbage qui consiste à trier les documents et à décider de ceux qui ne doivent plus être conservés.
La gestion et valorisation du document et de son contenu passe désormais par une expertise en solutions logicielles qui permettent la gestion de catalogues et de bases de données****. On parle de "gestion électronique de documents" (GED). Toutefois, ce terme est jugé trop généraliste et l'association Aproged a proposé celui de GEIDE (Gestion electronique de l'Information et du Document Existant). La GEIDE est plus qu'un outil d'archivage ou un produit isolé : c'est un outil susceptible de s'intégrer aux grandes fonctions de l'entreprise (comptabilité, gestion clientèle...) soumis à une normalisation régulièrement mise à jour par l'Aproged.
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* Ces deux activités sont particulièrement bien décrites sur le site de SavoirsCDI.
** WALLER Suzanne et MASSE Claudine, L’analyse documentaire : une approche méthodologique, Paris : ADBS Editions, 1999, Collection Sciences de l’information ; Série Etudes et techniques, 319 p.
*** Normes de catalogage : Formation des bibliothécaires et documentalistes, Paris : AFNOR, 2005, 510p.
**** LENART Michèle, La gestion documentaire : évolutions fonctionnelles et description de dix logiciels, Paris : Editions ADBS, 2004, 185p.
